突然ですが皆さんは、時間に追われる生活を送っていませんか？
私はここ数年、ずっと時間に追われている感覚があり、苦悶していました。
毎朝、眠たい目をこすりながら起き、決まった時間に職場へ行き、仕事ではスピードと正確さを求められ、それなのに定時で帰れることはほぼ無く残業し、帰宅したらソファーから動けずそのまま就寝・・。
平日に精神をすり減らし、休日は寝ているだけで「あぁ、今日も何１つしたいことが出来なかったな・・・」と思いながら１日が終わっていく。
そう思った私は、時間に追われる生活から抜け出すための方法を実践することにしました。
おかげで、うんと時間効率が上がり、今では公私ともに充実感のある毎日を送ることが出来るようになりました。
この方法を実践することで、きっとあなたも時間に追われる生活から解放され、充実した毎日を送ることができるようになるでしょう。
時間管理に必要なステップとは
時間管理のポイントは、端的に言えば「優先順位をつけ、それを実行する」に尽きます。
時間に追われる人、すなわち時間管理が苦手な人は、以下のいずれかの弱点が当てはまります。
①優先順位を決められない
②優先順位に従って計画を立てられない
③計画に従って行動するように自分を律することができない
このような状態がルーティン化していると、なかなか抜け出すことができません。
しかし、この負のルーティンから脱却できる究極にシンプルな方法があります。
以下の３つのステップを実践することです。
①課題を「見える化」する
➁緊急ではないが「重要な時間」を作る
③一週間単位の行動計画を立て、一日単位で調整する
これを実践し、評価し、繰り返し行っていくだけです。
課題を「見える化」する
仕事ができない人の特徴として、仕事の全体像が把握できていない（見えていない）ことがあります。
反対に、仕事ができる人は、自分が抱えている仕事、その中での優先順位、現在の進捗状況を常に説明することができます。
それでいて、休み時間はしっかり休み、定時でピシャリと帰り、仕事の帰り道や休日までも充実させている。
仕事ができる人と、できない人の何が違うかというと、ズバリ、課題を「見える化」できいるかどうかです。
仕事ができる人は、独自に時間管理の表を作ったり、タスクをリストに書き起こしたり、ToDoを上手く活用して、時間を管理するための「見える化」を図っています。
仕事はすべて重要ですが、優先順位を決めておかないと、どこから手をつけて良いかがわかりません。
さらに、「その仕事にどれくらい時間が掛かるのか」を把握できていなければ、逆算して期限までに仕事を片付けることはできません。
そのことから、課題を整理し、「見える化」する習慣が大切となります。
しかし、それだけでは不十分です。より効果的に時間を作りたいのであれば、正しい優先順位をつける必要があります。
次の章で詳しく解説します。
緊急ではないが「重要な時間」を作る
「緊急度」と「重要度」
物事の優先順位を適切に判断する方法として、とても役立つ考え方があります。
これは、書籍「７つの習慣」の第３の習慣で紹介された時間管理の考え方です。
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私たちが活動を決める要因は、「緊急度」と「重要度」に分けられます。
①緊急かつ重要（危機への対応、差し迫った問題、期限のある仕事など）
➁緊急ではないが重要（人間関係を育てる、長期的な計画を立てる、身体を鍛える、予防メンテナンスなど）
③緊急だが重要ではない（飛び込みの用事、電話、会議、無意味な接待や付き合いなど）
④緊急でも重要でもない（取るに足らない仕事、雑用、暇つぶし、快楽を追求するだけの遊びなど）
私たち人間は、緊急なことや、目についたことを優先してしまう傾向があります。
なので、ほとんどの人が①の緊急かつ重要な用事（差し迫っている問題）だけで１日が終わっている、ということが少なくありません。
予定のほとんどが緊急な用事で埋まってしまい、その連続で疲労やストレスが溜まる・・。
そして、そのストレスを発散するために、④の緊急でも重要でもないこと（現実逃避のためのゲームや遊び）をしてしまう。
その結果・・・どうなるでしょう？
その結果、いつも時間に追われている気がする・・という状況を作り出してしまうのです。
優先順位を熟考する
「時間管理のマトリックス」の中で、最も大切なのは②の緊急ではないが重要なこと、言い換えるなら自己投資です。
次のような事柄が挙げられます。
- 仕事で長期的に成果を上げるための活動
- 自分のビジョンを実現するための活動
- 新規事業についての情報収集
- 振り返り、業務改善
- 人材育成、人間関係の構築
- 身体を鍛えるための運動やメンテナンス
- 自己成長に向けたインプット、アウトプット
しかし、時間に追われる生活をしていると、これらの活動をする時間を作ることが出来ません。
ですが、効果的な生き方をしている人々は、このような活動にこそ最も注力しています。
なぜなら、予防や準備の活動に力を入れるということは、緊急の領域が小さくなっていくということだからです。
そうやって余裕が生まれた時間をまた自己投資に費やすことで、少しずつ自分の自由な時間を増やしているのです。
地道な自己投資は、緊急性は無いので後回しにしてしまいがちですが、数十分で良いので日々の習慣にすることで、今より高いパフォーマンスを発揮できるようになります！
その結果、仕事の生産性が上がったり、家族や友人とのコミュニケーションの時間を増やすことが出来たりと、充実感を得られるようになるでしょう。
あなたが、もし日頃から行っていれば、私生活に大きくポジティブな結果をもたらすと思うことを１つ挙げるとしたら、それは何ですか？
それを少しずつでも実行すれば、あなたの生き方は、もっと効果的になるでしょう。
勇気を持って「ノー」と言う
自己投資に使える時間を作るためには、それ以外の用事を思い切ってカットする必要があります。
なので、③の緊急だが重要ではない用事と、④緊急でも重要でもない用事は、潔くカットしていきす！
さもないと、すぐ他の用事に飲み込まれてしまうからです。
特に③の緊急だが重要ではない用事は「錯覚の領域」とも呼ばれ、いかにも意義があることかのように思えてしまうため注意が必要です。
例えば、意味のない電話やメールの対応に必死になる、無駄な会議に足を運んでいる、報告書の作成や他人の些細な相談に長時間付き合う・・・等です。
このような奉仕に近いような活動も決して意味がないわけではありません。
ですが「良いこと」であっても、端から全てを受け入れていたら、自分にとって本当に重要なことに手が回らなくなってしまいます。
自分にとって１番重要なこと、もっとも大切にするべきことを決めたら、それ以外のことは勇気を持って「ノー」と言えなければいけません。
ためらわずに「ノー」と言うためには、日ごろから、重要事項を常に頭の中で整理しておき、いつでも思い出せる状況にしておかなければなりません。
そのためには、スケジュールの立て方というのも、とても重要になってきます。
１週間単位の計画を立て１日単位で調整する
１週間単位で計画する
スケジュールを立てる上で最も大切なことは、スケジュールに優先順位をつけることではなく、優先すべきことをスケジュールにすることです。
１日単位のスケジュールでは、緊急の用事と雑事のスケジュールだけで埋まってしまいがちです。
そのため、１週間単位で視野を広げ、自分にとって重要な事柄を認識する必要があります。
１日単位の行動計画しか立てていない人は、週単位で計画を立てるようにしてみましょう。
そうすることで、１日単位の狭い視野から解放され、自分にとって最も大切な事柄に注力できるでようになります。
役割別に目標を設定する
さらに効果的な方法として、役割別に目標を設定することで、何倍も充実した計画になります。
私たちには様々な役割があります。
私で言うなら、夫にとっては「妻」、母にとっては「娘」です。将来は「母親」という新しい役割が出来るかもしれません。
また、「看護師」という仕事での役割があり、大切な「友人」の中での役割もあります。
それぞれの役割について、これからの１週間で達成したいこと重要なことを考え、目標として掲げます。
例として、私が実際に書いたとある１週間のスケジュールです。
自分の成長：文章力を上げるための読書、ブログ執筆のための情報収集、パフォーマンスを上げるために筋トレをする
妻として：夫と結婚式のムービーを作る、一緒に母の日の買い物に行く
娘として：母の日の手紙を心を込めて書く、夫の母が主催するzoomでの料理教室に参加する
看護師：今後入るであろう手術の予習、内視鏡症例の振り返りをしておく
友人：最近会っていない友人に連絡して近況を聞く、結婚式に来てくれる友人へメッセージを書く
どれも緊急性はありませんが、自分の未来を良いものにするためには重要なことばかりです。
このように、役割ごとの目標を立てたら１週間単位で優先的に入れ込んでいくのです。
月曜日は仕事に行く前に朝１番に手紙を書く。水曜日は休みだから買い物に行く。木曜日は仕事から帰宅したら夫とムービーを作る。土曜日の午後はゆっくり予習・復習をする。
このように重要な事項を中心にした１週間のスケジュールを立てます。
自分の役割や長期的な目標に沿って目的意識を持って計画を立てることを意識しなければなりません。
あくまでも緊急で重要な用事はスケジュールの中に入ってくるような感覚で、スケジュールを支配させてしまってはいけません。
緊急な用事で予定がパンパンになってしまっている人は、10分で良いので、スケジュールをしっかり見直しする時間を設けてみてください。
１日単位で調整する
緊急ではないが重要な事柄を中心にした１週間のスケジュールを立てていれば、毎日の計画は、その日の優先順位を決めるだけでよくなります。
毎朝、数分程度スケジュールを見直せば、自分にとって本当に重要な目標や有意義な予定を再確認することが出来ます。
とはいっても人は全能ではないので、「緊急だが重要ではない用事」に引き込まれたり、快楽だけの遊びに逃げ込みたくなったりすることもあるでしょう。
しかし、毎日スケジュールを見返すことで、誘惑に打ち勝つ必要性が目に見えて分かるようになります。
予定外のことが起きれば、それが本当に重要なことかどうか、自分の掲げた目標や予定を圧迫することがないか、その都度判断し調整していくことが出来ます。
有意義な経験は、突発的に誘いが来ることも多いものです。そのようなチャンスにこそ素早く対応するために、常にスケジュールはクリアなものにしておきましょう。
まずは「時間管理のマトリックス」を参考にし、削れそうな用事や、重要に見えて実はそれ程でもない用事がないか、再確認してみることもオススメです。
まとめ
以上「時間に追われる生活から抜け出すための超シンプルで効果的な３ステップ」でした。
今より有意義な時間を作るために最も重要なことは、自分の長期的な目標に沿って目的意識を持って計画を立てることです。
その上で、自分にとって重要な事柄を中心とした１週間単位のスケジューリングを立て、１日単位で優先順位をつけていく。
かなりシンプルな内容ですが、意識しないと出来ません。
しかし、忙しいスケジュールに追われる生活から抜け出したいのであれば、このように能動的に時間を作っていく姿勢が大切です。
１日１日のタスクだけではなく、広い視野で自分にとって最適なスケジュールを作りれるようになりましょう。
まずは１日５分からでも自分の優先事項を熟考する、課題を「見える化」する時間を作ってみてはどうでしょうか。
日々の小さな積み重ねでも、少しずつ効果的な時間の使い方が出来るようになったと感じることでしょう。
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